Things to do for the next Colloquium

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Contents

2013

  • Frais d'inscription réduits pour 1-2 jours de participation
  • Frais d'inscription réduits pour doctorants
  • Place pour posters: 2° salle
  • Prix hôtel

2011 et suivants

Lieu

Organisation au 20-Août??

Salle Académique ou Salle des Professeurs?

Salle Académique plus spacieuse et confortable, quel prix?

Salle des Professeurs pour pause cafés et posters (comme pour conférence http://www.iode2011.be/)

Pour:

  • pas de problème de bus pour les participants
  • plus de choix pour restaurants

Contre:

  • déplacements et parking difficile pour les "locaux"
  • difficulté de réunion en petit comité dans les bureaux
  • moins convivial que Sart Tilman

Date

Moins proche de l'EGU? prochain EGU: 22-27 April 2012

Préparation

  • Réunion 1 an et demi avant le colloque:
    • définition du sujet
    • demande de subsides et financement
    • contact avec d'autres groupes
    • Fee for abstract submission?
    • e-mail field mandatory for registration
  • Thème: recenser les thèmes de colloques, symposiums, meetings, ... et adapter le thème du colloque de Liège.
  • Organisation: étendre à d'autres groupes de MARE?
  • badge
    • police plus grande (visible à 1 m au moins)
    • pas de titre (Prof, Dr, Mr, ...)
  • Poster competition
    • Diplôme avec cadre?

Site web

  • Mettre les présentations online (après accord)
  • Photo de groupe (à programmer entre deux sessions)
  • Photos disponible online
  • Pages plus attractives (twitter, ... voir Divers), ne pas mettre tout sur la même page

Accueil et inscription

  • Besoin d'une personne sur place en permanence pour les premiers jours (pas tout le temps Charlotte et/ou Nadine)
  • Avoir ordinateur et imprimante à disposition?

Divers

  • pages twitter, facebook, ... ? --> existe mais pas encore exploité
  • préparer communiqué de presse
  • news letter?
  • contacter le journal Le 15° jour du mois --> OK


  • A acheter/apporter:
    • Chronomètre comme à l'EGU --> OK (sort of)
    • Pointeur laser
    • microphone --> pas besoin (il faut demander au technicien)
    • multiprise dans la salle pour les ordinateurs
    • piles AA et AAA
    • une cloche pour faire rentrer les gens? --> PL
  • A préparer:
    • plan du campus pour indiquer emplacement restaurant (+ photo de la porte d'entrée?) --> ok
    • prévenir les personnes du labo d'océanologie --> besoin d'un meilleure pub interne?
    • faire une liste des personnes à inviter pour le dîner à Colonster à ne pas oublier --> ok
    • mettre l'horaire du bus sur le site web --> ok


  • Problèmes:
    • problème de se connecter par wifi (le nombre de connexion est-il limité?) --> réglé
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